Så gör du en kompetenskartläggning

Varför kompetenskartläggning?

Kompetens är ett kunskapskapital som dina medarbetare innehar och som du kan omsätta till ett ekonomiskt värde. Attraktiva och framgångsrika organisationer behöver ha väldefinierade roller och förstå vilka kompetenser som krävs för att uppgifterna ska kunna utföras effektivt. I de fall det är kompetensgap, eller -brist, behöver antingen kompetens hyras in, rekryteras eller allokeras internt.

 

En kompetenskartläggning hjälper din organisation att förstå, ta tillvara, och utveckla kompetensen hos medarbetarna. Den ger en översikt av den kompetens som krävs för att nå målen och visionen. När kartläggningen är en del av kompetensutvecklingsarbetet ger det en mer attraktiv och hållbar arbetsplats.

 

En god överblick av organisationens roller, befattningar och kompetenser kan vägleda ett initiativ för kompetensutveckling. Medarbetarna får genom kartläggningen insikter om sina kompetensgap och får större möjlighet att vara delaktiga i sin egen kompetensutveckling och karriärplanering. Medarbetarna kan röra sig internt till andra tjänster, öka sin kompetens och bli mer motiverade medarbetare. Motiverade och engagerade medarbetare är tätt kopplat till bättre prestationer och en överlag mer välmående arbetsplats.

När är kompetenskartläggningen viktig?

Typiska situationer när behovet av en kompetenskartläggning ökar är vid förändringar i personalstyrkan, vid t.ex. rekryteringar, organisationsförändringar eller generationsskiften. Utfallet av kartläggningen ger dig information om vilka kärnkompetenser som dina yngre medarbetare behöver utveckla. Sett från andra hållet får du information om vilka kompetensgap de äldre generationerna har på din arbetsplats och vilka kompetensluckor de behöver fylla i en snabbföränderlig omvärld.

Kompetenskartläggningen hjälper din organisation:

  • Få en överblick som synliggör och validerar befintlig kompetens,
  • Tydliggöra behoven av intiativ för kompetensutveckling,
  • Synliggöra kompetens för att stödja intern rörlighet och utveckling,
  • Underlätta personalplanering vid arbetstoppar och säsongsvariationer,
  • Uppmuntra till ett självdrivet pull-lärande, bygga en lärandekultur och ett growth mindset,
  • Bygga en mer framgångsrik och attraktiv organisation för dina medarbetare.

Vad är kompetens?

Det finns många olika definitioner på vad kompetens är. Den kan vara formell, genom t.ex. utbildningar, kurstillfällen och licensieringar, eller informell som t.ex. arbetslivserfarenhet eller fritidsintressen.

Livslångt lärande med kunskapen, färdigheterna och kompetensen som individen når kan definieras med stöd ur Förordning (2015:545) om referensram för kvalifikationer för livslångt lärande, och Sveriges referensram för kvalifikationer, SeQF.

I SeQF synliggörs allt lärande, oavsett om det sker genom utbildning, i arbetslivet eller på fritiden. Det tydliggör för individer och arbetsliv att det finns olika vägar att nå en kvalifikation.

SeQF definierar kompetens som förmågan att använda kunskaper och färdigheter, att samarbeta och ta ansvar i arbets- eller studiesituationer, samt i yrkesrelaterad och personlig utveckling.

Boyatzis (1982) definerar kompetens som karaktärsdrag hos individer och lyfter fram motiv, egenskaper, färdigheter och självbild.

Gunnar Eliasson (1994), beskriver i rapporten ”Educational Efficiency and the markets for Competence” egenskaperna i kompetenskapital så här:

Kompetenskapitalet är:

  1. heterogent (mycket mångdimensionellt, människor kan lära sig och utföra många uppgifter),
  2. redundant (stora delar av kompetensen utnyttjas ej),
  3. tyst, svårförmedlat (kompetensen är bunden till bäraren),
  4. beroende av hur kompetenskapitalet allokerats (till arbetsuppgifter, och hur konkurrenskraftigt det är relativt andra produktionsfaktorer och teknologier).

Vad behöver du tänka på när gör en kompetenskartläggning?

En kompetenskartläggning analyserar din organisations samlade kunskaper, kompetenser och färdigheter. För att förverkliga organisationens utvecklingsmål behöver de identifierade behoven i kartläggningen knytas till kompetensutvecklingsåtgärder.

När dina medarbetare bemästrar sina kompetenser kommer det öka försäljningen, kundnöjdheten och kvalitén.

Om du saknar kompetensen eller de interna processerna för att genomföra en kompetenskartläggning internt kan du ta in en oberoende part, t.ex. ett konsultbolag inom teknik, lärande eller edtech. De kan ge dig ett värdefullt utifrånperspektiv.

Det är en konst att förvalta och förnya kompetenskapitalet i organisationen. Det är väsentligt att ägarna har rätt kompetens, precis som de som arbetar i ledningen och inom HR.

Kompetenskartläggningen kommer lyckas bättre om syftet, målet och visionen är tydlig och välkommunicerad.

 

Definiera tydligt vad kompetenskartläggningen ska mäta och resultera i.

 

Definiera alla roller, befattningar och kompetenser som är relevanta i kartläggningen. De ska vara aktuella och gå att förstå av alla. Gör iordning en tidsplan och budget, och förankra dem med din arbetsgrupp, dina stakeholders och ledningen.

Syftet och målet med kartläggningen kommer påverka vilka metoder och teknologier som är väsentliga för att kunna validera och använda resultaten. För att alla medarbetare ska kunna svara på enkäter, tester och intervjuer bör du ta hänsyn till språkbarriärer.

 

När kompetenskartläggningen återupprepas hjälper en dokumenterad process till att skapa tillförlitliga resultat med jämförbara utfall när kartläggningen upprepas.

 

Vilka resurser och förmågor behövs för att kartlägga kompetens?

Kartläggningen och bedömningen av kompetenser kan genomföras av en eller flera personer i din organisation. För att resultaten ska vara tillförlitliga behövs kunskap om kartläggningsprocessen, så väl som bransch-, omvärlds- och ämneskännedom. Förankra och kommunicera från början vem som har ansvar för vad i projektet för att vara tydlig mot de interna beställarna och medarbetarna. Det kommer leda till ett effektivare projekt med bättre resultat.

Säkerställ att de som genomför kartläggningen i er organisation:

  1. har goda kunskaper i arbetsrollerna, kompetensområdena och aktuella kompetenskrav,
  2. kan skapa och genomföra strukturerade intervjuer och enkäter,
  3. har kunskap om verktygen och metoderna.

Hur mycket tid behöver du avsätta?

En kompetenskartläggning går snabbare att genomföra när det är god kvalité på förberedelserna, när avgränsningen och ramsättningen är tydlig, och när det finns en plan och avdelade resurser för arbetet. Tiden är avhängig organisationens storlek, antalet roller, kompetenser, och färdigheter. Omfattningen påverkar tiden, kvalitén och utfallet av kompetenskartläggningen.

Ewa Hutmacher, CEO, co-founder

Jag hoppas att du blev nyfiken på att lära dig mer om det här. Kontakta mig gärna för att ställa frågor och diskutera dina insikter på [email protected]. Följ mig på LinkedIn.

Om Snabbfoting 

Vi på Snabbfoting är edtech-rådgivare som kan hjälpa dig lyckas med läroplattform, såväl som ledar- och medarbetarutveckling.